コロナで増えるテレワーク|導入のための就業規則作成ガイドライン

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新型コロナウイルスの流行により出社人数を減らす要請がされているこのご時世で、テレワークを導入する企業が増えてきています。

しかし、テレワークを導入する際に、どのような点に注意すれば良いのか、特に法律上踏まなければならない手続きにはどのようなものがあるのか、ということがよくわからないと感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回はそんな方に向けて、テレワークを導入する際に注意すべきことや、見直しが必要な就業規則のポイントなどをご紹介します!

テレワークって何?

まずは、テレワークの基礎知識について確認しておきましょう。

テレワークとは

テレワークとは、インターネットなどのICT(情報通信技術)を活用した、場所にとらわれない柔軟な働き方を意味します。

一般に、テレワークには以下の3種類があります。

  1. 自宅で仕事を行う「在宅勤務」
  2. 顧客先・移動中・出張先など、社外で仕事を行う「モバイルワーク」
  3. 自社専用のサテライトオフィスやテレワークセンターで仕事を行う「サテライトオフィス勤務」

これまでもテレワークは働き方改革の一つの形として注目されていましたが、実際に導入している企業の割合は低い状況でした。

しかし、新型コロナウイルスの影響で政府から外出自粛の要請がなされ、出勤せずに仕事をすることが強く推奨される状況になりました。
このことにより、テレワークを新しく導入するという企業が増えてきています。

テレワークのメリット

テレワークのメリットとしては、たとえば以下のようなことが挙げられます。

  • 通勤費などのコストを軽減
  • 優秀な人材の確保(地方にいる人材の発掘、多様な働き方によるマッチング率の向上など)
  • 生産性の向上(通勤ストレスの軽減など)
  • 家庭と仕事の両立(子供の送迎のしやすさなど)
  • 非常事態が発生しても事業を継続できる(新型コロナウイルスなど)
  • 時間の確保(通勤時間の削減、手待ち時間の有効活用など)
  • ブランドやイメージの向上(多様な働き方により魅力的な会社に)

このように、テレワークの導入は会社にとって長期的なメリットをもたらす可能性が高いと言えます。

テレワークのデメリット

一方、テレワークにはオフィス勤務の場合と比べてデメリットもあります。
たとえば、以下のようなことが挙げられます。

  • 情報漏洩などセキュリティ面での不安
  • 同僚とのコミュニケーションが取りづらい
  • 勤務実態の把握が困難
  • オフィスや仕事場にいないとできない仕事がある
  • 導入までの準備にコストや時間がかかる

よって、会社がテレワークを導入する際には、これらの課題をそれぞれ解決する必要があります。

テレワークを導入する際に決めておくべきこと・やるべきこと

テレワークを導入する際には、どのようにしてテレワークの制度を運用するかを細かく決めておく必要があります。
また、テレワークの導入により執務環境が変わったとしても、社員が円滑に業務を進められるような態勢を整えておく必要があります。

以下では、テレワークを導入する際にどのようなことを決めておくべきか、またどのような準備をすべきかということについて解説します。

テレワークの対象業務や対象者を決める

まず、テレワークの対象となる業務を選定します。

その際、会社の業務を以下の3つに分けて考えるのが良いでしょう。

①すぐにテレワークでできる仕事

たとえば、データ入力作業、資料作成など、パソコンやスマートフォンを用いて作業することができる仕事が挙げられます。
また、企画立案などの思考・頭脳労働についてもテレワークになじみやすいでしょう。

こうした仕事については、テレワークとしてすぐに導入することができます。

②現状テレワークではできないが、準備をすればテレワークでもできるようになる仕事

たとえば、データ化されていない紙媒体を取り扱う仕事はデータ化が完了すればテレワークに移行できます。
契約書類への署名捺印に関する仕事なども、たとえば電子署名のシステムを導入するなどしてテレワークに移行することが可能になります。

こうした仕事については、一定の準備期間を経てテレワークに移行することになります。

③テレワークではできない仕事

工事現場での仕事・製造業での製造工程に関する仕事などは現場にスタッフを常駐させなければ行うことができません。

こうした仕事については、テレワークの対象外とします。

就業規則等においてテレワークに関する規定を新設する

テレワークを導入する場合、会社の就業規則等の社内規程について、労働基準法などの法令に合わせて変更する必要があります。

この点については、次の項目で詳しく解説します。

社員間のコミュニケーションのルールを整備する

テレワークの場合、オフィスにいる時と同じように気軽に同僚とコミュニケーションを取ることが難しくなります。

そのため、オフィスにいる人とテレワークをしている人のコミュニケーションのルールを整備することが重要です。

たとえば、一定の事項については定期報告、あるレベル以上の重要事項については随時報告を求めたり、緊急時の連絡網を定めたりするなどの対応が考えられます。

テレワークに関する社員教育や研修を実施する

テレワークを導入したり、その規模を拡大したりする際には、新しいシステムに関する戸惑いや疑問の声が社員から数多く上がることが予想されます。

また、テレワークを行う際には、情報管理の重要性などについて社員に対してきちんと周知する必要があります。

そのため、テレワークを導入する際にはしっかりとした社員教育や研修を行うことが重要です。
社員教育や研修は、上司・部下などを問わず、なるべく全員を対象として定期的に行うようにしましょう。

労働基準法等の法令に沿った就業規則の作成

テレワークを導入する場合であっても、社員の労働時間や時間外労働などに関しては労働基準法などの法令が適用されます

特に、テレワークを導入する際には、就業規則を変更した上で所轄の労働基準監督署に提出する必要がありますので、必ず法令に沿った内容になるように作りこまなければなりません。
(※従業員10人未満の会社は労働条件通知書でも可能です)

なお、テレワークに関する定めについては、就業規則とは別に社内規程を作成することも可能です。

以下では、就業規則等の社内規程においてテレワークに関する規定を新設する場合、どのようなことに気を付けるべきかということについて解説します。

労働条件について

①就業規則に明示する事項

労働条件については、以下の事項が就業規則の記載事項となっています(労働基準法89条1号、2号)。

  • 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇など
  • 賃金の計算方法

上記の事項に関して、テレワークを行う労働者について通常の労働者とは異なる取り扱いをするのであれば、その旨を就業規則において明示しておく必要があります。

②労働者に明示すべき事項

また、使用者は労働者に対して、就業場所を明示する必要があります(労働基準法15条1項、同施行規則5条1項1号の3)。

よって、テレワークを行う場所(労働者の自宅など)を労働者に対して明示しなければなりません。

③労働時間規制について

テレワークの場合であっても、労働基準法に定められた労働時間の規制は適用されます。

よって、法定労働時間を超える時間外労働や深夜残業、休日労働に対しては割増賃金が発生します。
また、そもそも時間外労働は労使で締結している三六協定に定められた範囲内でしか行うことが認められません。

よって、テレワークの場合であっても、労働時間を管理するため、深夜勤務や休日勤務の禁止や許可制度を定めておく必要があるでしょう。

労働時間の把握について

既に解説したとおり、テレワークの場合であっても、労働基準法に定められた労働時間の規制が適用されます。
また、厚生労働省による「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」にも、使用者は従業員の始業・就業時刻を確認し、これを記録するべき旨が定められています。

よって、テレワークの場合であっても、使用者は労働者の労働時間の把握に努める必要があります。

たとえば、労働者に始業・終業時刻の報告や、在籍・離席の確認連絡を求めることが考えられます。
上記の報告や連絡を行う手段についても事前に定めておきましょう。

なお、あらかじめ就業規則に規定しておけば、始業・終業の時刻を労働者の決定に委ねることもできます(フレックスタイム制)。

テレワークに「事業場外みなし労働時間制」を適用できるか?

労働基準法38条の2第1項には、労働者が事業場外で業務に従事している場合で、労働時間の算定が難しい場合には、就業規則等で定める所定労働時間分の労働を行ったものとみなす旨が規定されています。
これを「事業場外みなし労働時間制」といいます。

テレワークを行う人について事業場外みなし労働時間制が適用できれば、労働時間を細かく把握する必要はなくなります。

しかし、事業場外みなし労働時間制を適用するには、労働時間の算定(把握)が困難であると認められる場合である必要があります。

テレワークの場合、以下の3要件をすべてみたす場合に限り、事業場外みなし労働時間制を適用することができると解されています。

①テレワークが、起居寝食等私生活を営む自宅で行われること

テレワークが自宅で行われる場合、仕事の時間と生活の時間を区別するのが難しいため、労働時間の把握が困難と言えます。

逆に、サテライトオフィスなどで勤務している場合には、労働時間の把握が比較的容易なので、事業場外みなし労働時間制の適用は認められません。

②テレワークで使用しているパソコンが使用者の指示により常時通信可能な状態となっていないこと

パソコン等を仕事中は常にオンラインにしておくことが要求されている場合には、ログイン時間によって労働時間を把握することができるので、事業場外みなし労働時間制の適用は認められません。

③テレワークが、随時使用者の具体的な指示に基づいて行われていないこと

テレワークをする人がすぐに使用者の指示に対応しなければならない状態にある場合には、労働時間を把握することが比較的容易なため、事業場外みなし労働時間制の適用は認められません。

テレワークをする人の業績評価や人事管理等について

労働者の業績評価や人事管理等の仕組みについて、テレワークを行う人とそうでない人で差をつける場合には、労働者に対してその旨を説明しておく必要があります。

なお、テレワークを行う人とそうでない人で賃金や昇給などについて異なる仕組みを採用する場合には、就業規則に明示する必要があるということに注意しましょう(労働基準法89条2号)。

テレワーク中に発生する通信費や水道光熱費などの費用負担について

たとえば在宅勤務を行う場合には、労働者の側で通信費や水道光熱費などの費用負担が発生する場合があります。

仕事上で発生するこのような費用を労働者負担とする場合には、就業規則にその旨を明示しておかなければなりません(労働基準法89条5号)。

よって、会社でこのような費用を概算で支給するなどして負担するかどうかも含めて、事前に検討しておく必要があるでしょう。

社内教育について

テレワークを行う人については、オフィスで働く人とは異なる社内教育が必要になる場合があります。

就業規則に社内教育などの職業訓練に関する定めを置いている場合で、テレワークを行う人とそうでない人の間で内容に差をつけるときには、就業規則の改定が必要になります(労働基準法89条7項)。

まとめ

以上で解説したように、テレワークを導入する際には、就業規則の変更も含めて充実した準備を行うことが大切です。
そのため、テレワークの導入には経済的・時間的なコストがかかることになります。

しかし、テレワークを導入することには、新型コロナウイルスのような有事への対応力が上がるほか、働き方の多様化によるメリットも数多く存在します。
よって、これを良い機会ととらえてテレワークの導入に挑戦する価値はあるでしょう。

テレワークの導入についてわからないことがあれば、厚生労働省のテレワーク相談センターや、弁護士に相談してみましょう。

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